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1.5
Vorgehensweise
Kommunikation/Terminplanung
Für den Austausch miteinander und die Terminplanung gibt es verschiedene Möglichkeiten elektronischer Medien. Die
wichtigsten sind die
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mit Outlook (Terminplanung und e-Mail)
-
per Telefon (Kommunikation)
Bsp.:
Der Freund,
Bekannte, Mitarbeiter, freie Journalist hatte erfahren, dass
seine Frau wegen eines Termins beim Zahnarzt einen Unfall
mit Blechschaden gehabt hatte. Alle
privaten Planungen des Kommunikationspartners stimmen nun nicht
mehr. Für eine Besprechungsabsage stellt sich nun die Frage ob
diese telefonisch geregelt werden soll, oder nicht – ganz
einfach aus Pietätgründen.
Mit Outlook lassen sich vielfältige Arbeiten
erledigen. So auch Besprechungsanfragen einleiten, Termine im
Kalender managen, Termine und Terminanfragen über Mailings
annehmen und ablehnen.
Das Telefon ist besonders bei deficilen
Managementaufgaben notwendig, da eine abgelehnte Webseite sich
nicht besser macht, wenn die Anfrage wiederholt wird.
Die Geschwindigkeit mit der eine Überschneidung gelöst
werden kann ist in einem Telefongespräch erheblich höher.
Die Kombination aus beiden Methoden führt zu einem
optimalen Ergebnis und macht den besonderen Charakter der Übermittlung
letztendlich aus.
Um eine Besprechungsanfrage zu planen geht man
folgendermaßen vor:
1.
Outlook/Kalender öffnen
2.
Eigenen Terminwunsch markieren
3.
Outlook Aktionen/Besprechung planen öffnen
4.
Teilnehmer angeben („Weitere einladen ...“ / aus Liste
auswählen)
5.
Nächsten freien Termin für alle Teilnehmer suchen und
Terminbalken (rot / grün) auf neuen Termin verschieben (Evtl.
AutoAuswahl nutzen)
6.
Besprechung einberufen (E-Mail Editor startet)
7.
Mail schreiben und versenden
Alle Teilnehmer erhalten eine Besprechungsanfrage und
können nun eine Zusage, oder Absage erteilen. Die Bestätigung
erhält der Anfragende dann wieder per E-Mail zurück. Sind
mehrere Absagen eingetroffen, so ist es sinnvoll, mit dem Telefon
eine Verschiebung mit den Teilnehmern zu planen. Es lässt sich
eine Telefonkonferenz einleiten, oder einzeln mit den Teilnehmern
sprechen.
Für die Dokumentation kann eine Gesprächnotiz
aufgenommen werden.
Nach Abstimmung mit den Beteiligten wird der Termin in Outlook
eingetragen. Dadurch werden auf
Wunsch alle Teilnehmer benachrichtigt und es sollte eine kurze Bestätigung abgegeben werden.
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